Comment nous avons Sauvé l'Implémentation Odoo de la Boulangerie Kelvis (et Transformé Leur Activité)

Situation critique, délais dépassés, équipe découragée... C'est dans ce contexte que la boulangerie Kelvis à solliciter notre expertise en urgence. Leur projet d'implémentation Odoo, censé révolutionner leur gestion, était au point mort depuis 4 mois.

Le résultat aujourd'hui ? Une transformation complète qui a permis à Kelvis d'optimiser sa production, de fluidifier ses ventes et d'améliorer sa rentabilité de 25%. Voici comment nous avons relevé ce défi ensemble.

🚨 Le Contexte : Un Projet ERP au Bord de l'Échec

L'Appel de Détresse

En mai 2025, le gérant de la boulangerie Kelvis nous contacte via un partenaire Odoo commun. Le diagnostic est sans appel :

• 4 mois de blocage sur l'intégration
• Équipe démotivée qui refuse d'utiliser le nouveau système
• Processus métier non pris en compte dans le paramétrage
• Gestion des caisses défaillante causant des incompréhensions dans le suivi de caisse quotidien
• Module production inadapté à la réalité boulangère
• Retour imminent à l'ancien système envisagé

"Nous avions investi du temps et de l'argent dans Odoo, mais rien ne fonctionnait comme prévu. Nos équipes perdaient en moyenne 2h par jour à cause du système, c'était insoutenable." - M. Kelvis, Gérant

Les Enjeux Spécifiques de la Boulangerie

La boulangerie Kelvis, c'est :

• 15 employés répartis sur production et vente
• 3 points de vente avec caisses multiples
• 200+ références produits avec variantes (tailles, garnitures)
• Production quotidienne démarrant à 4h du matin
• Traçabilité alimentaire obligatoire

Le défi : Faire cohabiter les contraintes réglementaires, les processus artisanaux et la performance commerciale dans un seul système.

🔍 Audit Express : Identifier les Blocages en 48h

Notre Méthodologie d'Intervention d'Urgence

Jour 1 - Immersion terrain :

• Observation des équipes en situation réelle
• Entretiens individuels avec boulangers, vendeurs, gérant
• Analyse des flux physiques et informationnels

Jour 2 - Audit technique :

• Review complète du paramétrage existant
• Identification des modules mal configurés
• Cartographie des écarts processus métier/système

Les 5 Problèmes Majeurs Identifiés

1. Gestion des Caisses : Un Cauchemar Quotidien

Problème : Configuration standard inadaptée aux spécificités boulangerie

• Difficultés quotidiens sur les traitement de cloture de caisse
• Aucun suivi des modes de paiement (Espèce, Orange Money, MTN Mobile Money)
• Double comptabilisation des solde de clôtures entrainant ainsi des écart de trésoreries conséquents

2. Production : Déconnection Total avec la Réalité

Problème : Manque de flexibilité dans la gestion des nomenclatures et gammes inadaptées au processus boulanger

• Manque de flexibilité dans le traitement de consommation des intrants tout au long du traitement 
• Absence d'un processus de fabrication conforme à  la réalité opérationnelle au niveau des ateliers de production
• Aucune visibilité et maitrise dans le suivi des couts de production des articles fabriqués

3. Gestion des Stocks : Incohérence Permanente

Problème : Articles périssables non paramétrés correctement

• Stocks théoriques déconnectés de la réalité
• Aucune gestion des dates limite de consommation
• Traitement fonctionnel inadapté dans le processus de traitement des ventes à termes et ventes au comptant 

4. Comptabilité Générale & Analytique : Trop Complexe

Problème : prise en main fonctionnelle totalement insuffisant

• Difficultés dans le traitement des factures clients
• Difficultés dans le traitement des transferts interne de fonds
• Absence d'une comptabilité analytique viable pour le suivi des cout de facons général

5. Reporting : Données Inexploitables

Problème : Indicateurs comptables présent mais pas opérationnels

• Aucun suivi de la performance par produit
• Impossibilité d'anticiper les commandes fournisseurs
• Pas de vision sur la rentabilité réelle

🛠️ Plan de Sauvetage : 6 Semaines pour Tout Reconstruire

Phase 1 : Stabilisation d'Urgence (Semaine 1-2)

Objectif : Arrêter l'hémorragie et redonner confiance

Actions menées :

• Simplification drastique des workflows de traitements
• Reconfiguration express des modes de paiement
• Formation intensive des équipes sur les nouvelles procédures
• Hotline dédiée 7j/7 pendant 15 jours

Résultat : Traitement et suivi de caisse améliorer dès la première semaine.

Phase 2 : Reconstruction de la Production (Semaine 3-4)

Le Challenge Technique le Plus Complexe

Nous avons complètement repensé la gestion de production en créant :

Solution Innovante : "Nomenclatures Boulangères & Pâtissière flexible"

• Nomenclatures flexibles adaptées aux consommations d'intrants variables
• Processus de fabrication alignés par rapport a la réalité des opérations de production dans les ateliers de travail
• Gestion des aléas & rebuts (cuisson ratée, etc...)
• Suivi optimal des couts de productions

Phase 3 : Optimisation et Formation (Semaine 5-6)

Objectif : Autonomie complète et montée en compétences

• Formation approfondie des utilisateurs
• Documentation personnalisée par poste de travail
• Mise en place d'indicateurs de performance métier

📊 Résultats : Une Transformation Spectaculaire

Gains Opérationnels Mesurés

⏱️ Temps de Traitement :

• Vente en caisse : -60% (de 3min à 1min20 par client)
• Saisie production : -85% (de 45min à 7min par jour)
• Clôture quotidienne : -70% (de 30min à 9min)

💰 Impact Financier :

• Suivi de caisse : traitement optimisé
• Optimisation stocks : -20% de perte liés aux inventaires et suivi de stock de plus en plus maitrisés
• Productivité globale : +25%

📈 Amélioration Qualité :

• Traçabilité : 100% des articles fabriqués
• Satisfaction client : Temps d'attente divisé par 2
• Conformité réglementaire : Totale

Le Témoignage Qui Fait Plaisir

"En 6 semaines, nous sommes passés d'un système qui nous faisait perdre du temps à un outil qui nous fait gagner en efficacité tous les jours. Nos équipes ont retrouvé le sourire, nos clients sont plus satisfaits, et notre efficacité dans le suivi rentabilité s'est améliorée. C'est une vraie transformation."

- M. Kelvis, Gérant de la Boulangerie Kelvis

🎯 Les Clés du Succès : Ce Qui a Fait la Différence

1. Approche Métier Avant Tout

❌ Erreur classique : Adapter les processus au logiciel ✅ Notre méthode : Adapter le logiciel aux processus métier

2. Implication Totale des Utilisateurs Finaux

• Co-construction avec les boulangers et vendeuses
• Tests en situation réelle à chaque étape
• Formation progressive et personnalisée

3. Expertise Technique Poussée

• Personnalisation fine des workflows métiers
• Intégration avec équipements existants (balances, caisses)

4. Accompagnement Humain Renforcé

• Présence quotidienne les 2 premières semaines
• Support téléphonique illimité pendant 1 mois
• Suivi mensuel pendant 6 mois

5. Mesure Continue de la Performance

• KPIs définis avec l'équipe dirigeante
• Tableaux de bord métier personnalisés
• Réajustements en continu

🚀 6 Mois Après : Les Bénéfices Long Terme

Nouveaux Projets Rendus Possibles

Expansion géographique : Ouverture d'un 4ème point de vente facilité par la centralisation des données

Innovation produit : Lancement de nouvelles gammes grâce au suivi précis de la rentabilité

Optimisation fournisseurs : Négociation améliorée grâce aux données de consommation précises

L'Équipe Kelvis Aujourd'hui

• 100% d'adoption du système par toutes les équipes
• 0 demande de retour à l'ancien système
• 2 super-utilisateurs autonomes formés
• Amélioration continue des processus

💡 Leçons Apprises : Mes Conseils pour Éviter l'Échec

Pour les Entreprises

1. Ne négligez jamais l'analyse métier Un ERP doit s'adapter à vos processus, pas l'inverse.

2. Impliquez vos équipes dès le début Les utilisateurs finaux sont vos meilleurs conseillers.

3. Prévoyez un accompagnement renforcé La technique ne suffit pas, l'humain est clé.

4. Acceptez les ajustements Un ERP parfait du premier coup n'existe pas.

Pour les Intégrateurs

1. L'expertise métier prime sur la technique Connaître le secteur d'activité est indispensable.

2. La formation est un investissement Des utilisateurs bien formés = un projet réussi.

3. L'écoute active fait la différence Chaque entreprise a ses spécificités.

🎯 Votre Projet ERP Rencontre des Difficultés ?

L'histoire de la boulangerie Kelvis montre qu'il n'est jamais trop tard pour redresser un projet ERP en difficulté. Avec la bonne expertise et une approche métier rigoureuse, même les situations les plus critiques peuvent devenir des succès.

Signaux d'Alarme à Ne Pas Ignorer :

• ⚠️ Équipes qui évitent d'utiliser le système
• ⚠️ Temps de traitement plus longs qu'avant
• ⚠️ Données incohérentes ou inexploitables
• ⚠️ Formation qui n'aboutit pas
• ⚠️ Retards qui s'accumulent

Notre Garantie d'Intervention Rapide :

• Audit complet en 48h maximum
• Plan d'action détaillé sous 72h
• Première amélioration visible sous 1 semaine
• Support illimité pendant la phase critique

🔍 Visite guidée de la Boulangerie & Pâtisserie Kelvis ?

Quelques produits commercialisés

Equipes Kelvis

💬 Échangeons sur Votre Situation

Votre projet ERP Odoo rencontre des difficultés ? Vous hésitez à vous lancer ? Partagez votre situation en commentaire, je réponds personnellement à chaque question.